Cartões de crédito corporativos: o que são, como funcionam e quais são as vantagens
Os cartões de crédito corporativos são uma ferramenta importante para as empresas que desejam controlar os gastos dos funcionários e facilitar os processos de gestão de despesas. No entanto, com tantas opções disponíveis no mercado, pode ser difícil escolher o melhor cartão para as necessidades da sua empresa.
Neste artigo, vamos discutir os principais fatores a serem considerados ao escolher um cartão de crédito corporativo, bem como dicas para otimizar o seu uso.
1. O que é um cartão de crédito corporativo?
Um cartão de crédito corporativo é um cartão emitido em nome da empresa, vinculado a seu CNPJ, utilizado exclusivamente para o pagamento de despesas do negócio. Ele pode ser usado para compras, saques em dinheiro, pagamento de contas e outros serviços.
2. Quais são os tipos de cartões corporativos?
Existem dois principais tipos de cartões corporativos:
- Cartões de crédito corporativo com limite pré-aprovado: O limite de gasto do cartão é definido pela empresa e é reabastecido conforme necessário.
- Cartões de crédito corporativo com limite pós-pago: O limite de gasto do cartão é definido pela empresa, mas o valor das despesas é cobrado da empresa no final do mês.
Além desses dois tipos principais, existem também cartões corporativos com características específicas, como:
- Cartões corporativos com programa de fidelidade: Esses cartões oferecem pontos ou milhas que podem ser trocados por recompensas, como passagens aéreas, hospedagens ou produtos.
- Cartões corporativos com seguro viagem: Esses cartões oferecem cobertura de seguro viagem, incluindo despesas médicas, odontológicas e de atraso de voo.
3. Quais são as vantagens dos cartões corporativos?
Os cartões corporativos oferecem uma série de vantagens para as empresas, incluindo:
- Controle das despesas: Os cartões corporativos permitem que as empresas tenham um controle mais preciso das despesas, pois todas as compras são registradas no cartão.
- Redução de custos: Os cartões corporativos podem ajudar a reduzir os custos da empresa, pois eliminam a necessidade de adiantamentos de dinheiro para os colaboradores.
- Melhor imagem: Os cartões corporativos podem contribuir para uma melhor imagem da empresa, pois demonstram profissionalismo e organização.
4. Quais são as desvantagens dos cartões corporativos?
Os cartões corporativos também apresentam algumas desvantagens, como:
- Custo: Os cartões corporativos podem ter um custo para as empresas, que varia de acordo com a bandeira, o tipo de cartão e os benefícios oferecidos.
- Risco de fraude: Os cartões corporativos podem estar sujeitos a fraude, como clonagem ou roubo.
- Responsabilidade: A empresa é responsável por todas as despesas realizadas com o cartão, mesmo que sejam feitas por colaboradores não autorizados.
5. Como escolher o cartão de crédito corporativo ideal?
A escolha do cartão de crédito corporativo ideal depende das necessidades específicas da empresa. Alguns fatores a serem considerados incluem:
- Tamanho da empresa: Empresas pequenas podem optar por cartões com limite pré-aprovado, que são mais fáceis de gerenciar. Empresas maiores podem optar por cartões com limite pós-pago, que oferecem mais flexibilidade.
- Tipo de despesas: As empresas devem considerar o tipo de despesas que serão realizadas com o cartão, como compras, viagens ou serviços.
- Benefícios: As empresas devem comparar os benefícios oferecidos pelos diferentes cartões, como programa de fidelidade ou seguro viagem.
6. Como solicitar um cartão de crédito corporativo?
Para solicitar um cartão de crédito corporativo, a empresa deve entrar em contato com um banco ou instituição financeira que ofereça esse tipo de produto. O processo de solicitação geralmente inclui a apresentação de documentos, como CNPJ, contrato social e balanço patrimonial.
7. Como gerenciar os cartões de crédito corporativos?
A empresa deve estabelecer políticas e procedimentos para gerenciar os cartões de crédito corporativos. Essas políticas devem definir quem pode usar os cartões, quais despesas são permitidas e como as despesas devem ser registradas.
8. Como controlar as despesas corporativas?
As empresas podem utilizar uma variedade de ferramentas para controlar as despesas corporativas, como:
- Sistema de gestão de despesas: Esses sistemas permitem que as empresas registrem e rastreiem as despesas de forma automatizada.
- Software de cartão de crédito: Esses softwares permitem que as empresas visualizem as despesas realizadas com os cartões de crédito.
- Relatórios de despesas: As empresas devem gerar relatórios de despesas regularmente para acompanhar os gastos.
9. Como evitar fraudes com cartões de crédito corporativos?
As empresas podem tomar medidas para evitar fraudes com cartões de crédito corporativos, como:
- Usar cartões com chip: Os cartões com chip são mais seguros que os cartões com tarja magnética.
Fonte: Como funciona um cartão de crédito corporativo?
Os cartões de crédito corporativos podem ser divididos em dois tipos principais:
Cartões de crédito corporativos com limite pré-aprovado: O limite de crédito do cartão é definido pela empresa e é reabastecido conforme necessário. Quando o funcionário faz uma compra, o valor da compra é subtraído do limite de crédito do cartão. Se o limite de crédito for excedido, a compra será recusada.
Cartões de crédito corporativos com limite pós-pago: O limite de crédito do cartão é definido pela empresa, mas o valor das despesas é cobrado da empresa no final do mês. Quando o funcionário faz uma compra, o valor da compra é registrado na fatura do cartão. No final do mês, a empresa recebe uma fatura com o valor total das despesas realizadas com o cartão.
Os cartões de crédito corporativos oferecem uma série de vantagens para as empresas, incluindo:
Controle das despesas: Os cartões corporativos permitem que as empresas tenham um controle mais preciso das despesas, pois todas as compras são registradas no cartão. Isso pode ajudar as empresas a identificar áreas de gastos desnecessários e tomar medidas para reduzir custos.
Redução de custos: Os cartões corporativos podem ajudar a reduzir os custos da empresa, pois eliminam a necessidade de adiantamentos de dinheiro para os colaboradores. Os funcionários podem usar os cartões corporativos para pagar suas próprias despesas de trabalho, sem ter que esperar pelo reembolso da empresa.
Melhor imagem: Os cartões corporativos podem contribuir para uma melhor imagem da empresa, pois demonstram profissionalismo e organização. Os clientes e parceiros comerciais podem ver que a empresa é organizada e que tem um controle rigoroso sobre suas despesas.
No entanto, os cartões de crédito corporativos também apresentam algumas desvantagens, como:
Custo: Os cartões de crédito corporativos podem ter um custo para as empresas, que varia de acordo com a bandeira, o tipo de cartão e os benefícios oferecidos.
Risco de fraude: Os cartões corporativos podem estar sujeitos a fraude, como clonagem ou roubo. As empresas devem tomar medidas para proteger seus cartões corporativos, como usar cartões com chip e educar os funcionários sobre como prevenir fraudes.
Responsabilidade: A empresa é responsável por todas as despesas realizadas com o cartão, mesmo que sejam feitas por colaboradores não autorizados. As empresas devem estabelecer políticas e procedimentos para gerenciar os cartões corporativos, incluindo regras sobre quem pode usar os cartões, quais despesas são permitidas e como as despesas devem ser registradas.
Para escolher o cartão de crédito corporativo ideal, as empresas devem considerar os seguintes fatores:
Tamanho da empresa: Empresas pequenas podem optar por cartões com limite pré-aprovado, que são mais fáceis de gerenciar. Empresas maiores podem optar por cartões com limite pós-pago, que oferecem mais flexibilidade.
Tipo de despesas: As empresas devem considerar o tipo de despesas que serão realizadas com o cartão, como compras, viagens ou serviços.
Benefícios: As empresas devem comparar os benefícios oferecidos pelos diferentes cartões, como programa de fidelidade ou seguro viagem.
Para solicitar um cartão de crédito corporativo, as empresas devem entrar em contato com um banco ou instituição financeira que ofereça esse tipo de produto. O processo de solicitação geralmente inclui a apresentação de documentos, como CNPJ, contrato social e balanço patrimonial.
As empresas devem estabelecer políticas e procedimentos para gerenciar os cartões de crédito corporativos. Essas políticas devem definir quem pode usar os cartões, quais despesas são permitidas e como as despesas devem ser registradas. As empresas também devem utilizar ferramentas para controlar as despesas corporativas, como sistemas de gestão de despesas ou software de cartão de crédito.
As empresas podem tomar medidas para evitar fraudes com cartões de crédito corporativos, como usar cartões com chip, educar os funcionários sobre como prevenir fraudes e monitorar as atividades dos cartões.
10. Gastos com cartões corporativos: o que pode e o que não pode?
As empresas que optam por adotar cartões corporativos para seus funcionários precisam estabelecer regras claras sobre o que pode e o que não pode ser gasto com o cartão. Isso é fundamental para manter o controle das despesas e evitar abusos.
O que geralmente é permitido:
Despesas relacionadas ao trabalho: Viagens a trabalho, hospedagem, alimentação durante viagens, materiais de escritório, pequenas compras para o funcionamento do dia a dia, como cartuchos de impressora ou água mineral para reuniões.
Despesas com fornecedores: Pagamento de serviços prestados por fornecedores regulares da empresa, como manutenção de equipamentos, serviços de limpeza ou assinatura de softwares.
Petições pontuais: Em alguns casos, a empresa pode autorizar o uso do cartão corporativo para pequenas despesas pessoais dos funcionários, como uma refeição durante uma hora extra não planejada.
O que geralmente não é permitido:
- Saques em dinheiro: A grande maioria das empresas proíbe saques em dinheiro com o cartão corporativo, pois isso dificulta o controle das despesas.
- Despesas pessoais: Gastos com roupas, alimentação pessoal, lazer, entretenimento ou qualquer outra despesa que não esteja relacionada ao trabalho do funcionário.
- Pagamentos em sites de apostas ou jogos de azar: Muitas empresas proíbem o uso do cartão corporativo para pagamentos em sites de apostas online, cassinos virtuais ou jogos de azar.
- Pagamentos em sites pornográficos: Pagamentos em sites pornográficos também costumam ser proibidos pela política de uso dos cartões corporativos.
É importante que as empresas comuniquem claramente aos funcionários quais são as regras de uso do cartão corporativo. Uma boa prática é elaborar um documento com as políticas de uso e disponibilizá-lo para todos os colaboradores.
11. Prestação de contas dos cartões corporativos: como fazer?
A prestação de contas dos cartões corporativos é um processo fundamental para garantir a transparência e o controle das despesas da empresa. Existem diferentes maneiras de fazer a prestação de contas, mas algumas práticas comuns incluem:
- Relatórios mensais: Os funcionários que possuem cartões corporativos devem entregar relatórios mensais detalhando todas as despesas realizadas com o cartão. O relatório deve conter informações como data, valor, descrição da despesa e nota fiscal ou comprovantes.
- Sistema de gestão de despesas: Muitas empresas utilizam sistemas de gestão de despesas que permitem aos funcionários registrarem as despesas diretamente no sistema. O sistema gera relatórios automaticamente, facilitando o processo de prestação de contas.
- Aplicativos de controle de gastos: Alguns bancos oferecem aplicativos que permitem aos funcionários registrarem as despesas realizadas com o cartão corporativo em tempo real. Isso facilita o controle das despesas e evita a necessidade de guardar notas fiscais e comprovantes.
A empresa deve definir prazos para a entrega dos relatórios de despesas e estabelecer um processo de análise e aprovação. É importante que a empresa tenha um responsável pela análise das despesas para garantir que todas as despesas estejam de acordo com a política de uso do cartão corporativo.
12. Cartões corporativos: o futuro das despesas empresariais?
Os cartões corporativos estão se tornando cada vez mais populares entre as empresas. As vantagens, como maior controle de gastos, redução de custos e melhora da imagem da empresa, fazem com que esse tipo de cartão seja uma opção interessante para empresas de todos os tamanhos.
No entanto, é importante que as empresas estejam cientes dos riscos e desafios associados ao uso de cartões corporativos. É fundamental estabelecer políticas e procedimentos claros para gerenciar os cartões e evitar abusos.
Com o avanço da tecnologia, podemos esperar que os cartões corporativos do futuro ofereçam ainda mais funcionalidades e benefícios para as empresas. Por exemplo, cartões com inteligência artificial que podem identificar gastos suspeitos e alertar a empresa, ou cartões integrados com sistemas de contabilidade que facilitam ainda mais a prestação de contas.
Os cartões corporativos têm o potencial de revolucionar a forma como as empresas gerenciam suas despesas. Porém, é importante que as empresas usem esses cartões de forma responsável e consciente para aproveitar todos os benefícios que eles oferecem.
Os cartões corporativos são uma ferramenta poderosa que pode ajudar as empresas a gerenciar suas despesas de forma mais eficiente e eficaz. No entanto, é importante que as empresas estejam cientes dos riscos e desafios associados ao uso de cartões corporativos e estabeleçam políticas e procedimentos claros para gerenciar os cartões e evitar abusos.
Com o avanço da tecnologia, os cartões corporativos têm o potencial de se tornar ainda mais sofisticados e oferecer ainda mais benefícios para as empresas.
